1. Parter og avtaleinngåelse
Dokflow leveres av Dokflow AS, org.nr. 938 271 577, med forretningsadresse Eidsvågveien 150, 5105 Eidsvåg I Åsane («Leverandøren»). Kunden er virksomheten som bestiller eller bruker tjenesten.
En henvendelse via «Få pristilbud» er uforpliktende. Bindende abonnement oppstår først når Kunden har akseptert et skriftlig tilbud eller en bestilling med pris, periode og omfang.
2. Tjenesten
Dokflow er en nettbasert tjeneste for strukturert innhenting av opplysninger, dokumenter, bilder, filer, signaturer, bekreftelser, betaling og depositum. Funksjoner kan variere mellom avtaler og utvikles over tid.
Leverandøren kan forbedre eller endre tjenesten når dette ikke vesentlig reduserer avtalt funksjonalitet. Vesentlige endringer varsles på rimelig måte.
3. Konto og tilgang
- Kunden skal oppgi korrekte virksomhets- og kontaktopplysninger.
- Administrator er ansvarlig for brukere, roller og tilgang i egen organisasjon.
- Innloggingsopplysninger er personlige og skal ikke deles.
- Kunden skal straks varsle ved mistanke om misbruk eller uautorisert tilgang.
- Leverandøren kan sperre tilgang midlertidig ved sikkerhetsrisiko, lovbrudd, misbruk eller vesentlig betalingsmislighold.
4. Kundens bruk og ansvar
Kunden er ansvarlig for formålet med egne forespørsler, innholdet i maler, hvem som mottar lenker, hvilke opplysninger som etterspørres og at behandlingen har rettslig grunnlag.
Tjenesten skal ikke brukes til ulovlig innhold, skadevare, krenkelser, urettmessig overvåking eller behandling som krever funksjoner eller sikkerhetsnivå Kunden vet at avtalen ikke dekker.
5. Personvern og databehandling
Når Leverandøren behandler personopplysninger på Kundens vegne, gjelder databehandleravtalen. Kunden er behandlingsansvarlig og skal gi nødvendige instrukser og informasjon til registrerte.
Leverandørens egen behandling av kunde-, bruker-, support- og fakturaopplysninger beskrives i personvernerklæringen.
6. Elektronisk signering
Dokflows standard signering kan omfatte signaturtegning, navn, rolle, tidspunkt, IP-/revisjonsdata, dokumentversjon og hash av ferdig dokument. Dette er elektronisk dokumentasjon og revisjonsspor, men er ikke automatisk en kvalifisert elektronisk signatur, BankID-signatur eller sertifikatbasert PAdES-forsegling med mindre dette uttrykkelig er avtalt og aktivert.
Kunden må selv vurdere om valgt signeringsmetode er tilstrekkelig for det aktuelle dokumentet og eventuelle formkrav.
7. Betaling gjennom Stripe
Når Kunden aktiverer Stripe Connect, inngår Kunden eget kundeforhold med Stripe. Stripe håndterer betalingsopplysninger, identitetskontroll og oppgjør. Dokflow lagrer ikke kortnummer.
Dokflow kan ta et plattformgebyr på 0,5 % av betalinger som gjennomføres gjennom tjenesten, dersom dette er opplyst i avtalen og i betalingsoppsettet. Stripe sine egne behandlingsgebyrer og eventuelle tilleggstjenester belastes Kundens Stripe-konto.
Kunden er ansvarlig for lovlig salgsgrunnlag, pris, avgifter, refusjoner, kundekrav og oppfyllelse overfor betaleren.
8. Pris og fakturering
Pris, avtaleperiode, eventuelle rabatter, inkludert kapasitet og andre kommersielle vilkår fremgår av Kundens skriftlige tilbud eller bestillingsbekreftelse. Offentlige beskrivelser av små, mellomstore og store virksomheter er veiledende og utgjør ikke et bindende pristilbud.
Forsinket betaling kan medføre renter og kostnader etter gjeldende regler. Leverandøren kan begrense tilgang etter varsel ved vesentlig mislighold.
9. Drift, vedlikehold og support
Leverandøren arbeider for stabil tilgjengelighet, men garanterer ikke uavbrutt drift med mindre en egen tjenestenivåavtale er inngått. Planlagt vedlikehold og sikkerhetsoppdateringer kan medføre kortvarige avbrudd.
Feil meldes til support@dokflow.no med nødvendig informasjon for feilsøking.
10. Backup og gjenoppretting
Leverandøren skal ha dokumenterte rutiner for sikkerhetskopiering og periodisk gjenopprettingstest. Offentlig sikkerhetsside viser bare «verifisert» når en faktisk restoretest er registrert som vellykket. Backup erstatter ikke Kundens eget ansvar for å laste ned og bevare dokumenter som er forretningskritiske eller underlagt særskilte arkivkrav.
11. Immaterielle rettigheter
Leverandøren beholder rettighetene til Dokflow, kildekode, design, dokumentasjon og generelle forbedringer. Kunden beholder rettighetene til eget innhold og gir Leverandøren den begrensede retten som er nødvendig for å levere tjenesten.
12. Konfidensialitet
Partene skal beskytte fortrolig informasjon og begrense tilgang til personer som trenger den for avtalen. Plikten gjelder også etter at avtalen opphører.
13. Ansvar
Hver part er ansvarlig for direkte tap som skyldes eget vesentlig mislighold. Indirekte tap, tapt fortjeneste, tapte forventede besparelser og tap som skyldes Kundens innhold, instrukser eller tredjepartstjenester erstattes normalt ikke, med mindre ufravikelig lov bestemmer noe annet.
Eventuell ansvarsbegrensning i det konkrete tilbudet eller avtalen går foran denne generelle bestemmelsen. Begrensninger gjelder ikke ved forsett, grov uaktsomhet eller ansvar som ikke lovlig kan begrenses.
14. Opphør, eksport og sletting
Kunden kan be om eksport før avtalen avsluttes. Etter opphør slettes eller returneres data i samsvar med databehandleravtalen, avtalt karantenetid, lovpålagt oppbevaring og normal backup-rotasjon.
En sletteforespørsel krever kontroll av administratorens identitet, har karantenetid og behandles av masteradministrator for å redusere risikoen for utilsiktet eller uautorisert sletting.
15. Lovvalg og tvister
Avtalen er underlagt norsk rett. Partene skal først forsøke å løse uenighet gjennom dialog. Tvister behandles etter tvistelovens alminnelige vernetingsregler, med mindre partene avtaler noe annet.
16. Endring av vilkårene
Vesentlige endringer varsles før de trer i kraft. Fortsatt bruk kan kreve ny uttrykkelig aksept. Den versjonen Kunden aksepterte, lagres i avtaleloggen.